新益為6S咨詢(xún)公司概述：會(huì )議在很多企業(yè)或工廠(chǎng)里可以說(shuō)從過(guò)去到現在，是有史以來(lái)就存在的，它是一種突出領(lǐng)導功能，實(shí)現決策民主化，科學(xué)化的重要工具。

5S管理

5S管理會(huì )議的作用

（1）集思廣益

集思廣益，是決策科學(xué)化的重要手段。

會(huì )議可以搜集眾多的情報資料，參與人員都可以提出各自的看法和見(jiàn)解，為決策提供了全面、客觀(guān)的依據。

（2）培養團隊精神

會(huì )議可以培養團隊精神，可以使每個(gè)參與人員了解共同的目標，樹(shù)立全局的觀(guān)念，這無(wú)形中起了一種溝通協(xié)調的作用。

（3）增進(jìn)了解，發(fā)現人才

會(huì )議可以使參與人形成一種共識，有利于培養團隊精神，會(huì )議可以增進(jìn)了解、發(fā)掘人才。

在會(huì )議上人們各抒己見(jiàn)，提出自己的看法，不但能增加彼此之間的了解，還能夠起到拋磚引玉，起到發(fā)現優(yōu)秀人才的作用。

但是作為一個(gè)領(lǐng)導者，如果對會(huì )議控制得不好，很容易陷入各種文山會(huì )海之中，無(wú)法進(jìn)行日常的經(jīng)營(yíng)決策及管理工作。

【舉例】

例如某家公司的老總年薪是五十萬(wàn)元，經(jīng)理級別有十個(gè)人，平均年薪是十萬(wàn)塊。那么，11個(gè)人開(kāi)會(huì )，1個(gè)小時(shí)的費用是多少？

每個(gè)小時(shí)會(huì )議成本＝小時(shí)工資×3×2×開(kāi)會(huì )人數

我們想想看，總經(jīng)理年薪是50萬(wàn)元，他除以12，再除以24，再除以8，他每一個(gè)小時(shí)是217塊。

一個(gè)經(jīng)理他的年薪是10萬(wàn)，除以12個(gè)月，再除以24，再除以8，他每一個(gè)小時(shí)是43.4塊。

11個(gè)人每人會(huì )議費用就是217×3×2＋43.4×3×2×10＝3900

這個(gè)會(huì )議等于是花掉了3900塊錢(qián)，所以會(huì )議也要講5S管理。

如果說(shuō)11個(gè)人開(kāi)一小時(shí)的會(huì )議，其費用就是3900元錢(qián)，尚不包括場(chǎng)地租金，以及水電的費用，該公司的高層領(lǐng)導者如果每天平均開(kāi)三個(gè)小時(shí)的會(huì )議的話(huà)，每個(gè)月直接開(kāi)支就高達二十八萬(wàn)元，由此可知，我們的會(huì )議不是越多越好。

召開(kāi)會(huì )議必須要考慮的一些5S管理要素

（1）會(huì )議的必要性。

會(huì )議不是萬(wàn)能的，有的問(wèn)題不一定只有開(kāi)會(huì )才能解決，可以的話(huà)考慮用文件傳達或電子郵件的形式來(lái)代替一些會(huì )議，有的問(wèn)題靠開(kāi)一次會(huì )議也解決不了，所以我們就必須去考慮其它的方法。

（2）會(huì )議要會(huì )而有議，議而有決。

這是會(huì )議的基本原則，沒(méi)有主題或沒(méi)有目的的會(huì )議就不必召開(kāi)，開(kāi)會(huì )僅是開(kāi)會(huì )而已，沒(méi)有任何有建設性的意義和決定或構思，這個(gè)會(huì )議等于沒(méi)開(kāi)，是在浪費時(shí)間、浪費金錢(qián)。

（3）會(huì )議的內容形式

既然決定召開(kāi)會(huì )議了，就應該明確幾個(gè)事項：

ＷＨＹ，為什么要開(kāi)這個(gè)會(huì )，會(huì )議的目的。

ＷＨＡＴ，會(huì )議的內容，討論決定什么內容。

ＨＯＷ，會(huì )議的形式，用什么方法來(lái)檢查。

ＷＨＯ，參加的人選。

會(huì )議人選一般都是五到十個(gè)人比較適合，人太多就要考慮到會(huì )議的效果。

ＷＨＥＮ，會(huì )議的時(shí)間。

會(huì )議的時(shí)間一般盡可能在兩小時(shí)之內，因為長(cháng)時(shí)間的會(huì )議會(huì )讓人感覺(jué)到疲憊。

ＷＨＥＲＥ，會(huì )議的地點(diǎn)，要明確會(huì )議的地點(diǎn)，并提前預訂確認。

明確了這些事項，并將會(huì )議議程散發(fā)給列席的人員，這是一個(gè)會(huì )議能否成功的前提，當然還必須有會(huì )議召開(kāi)的注意事項。

會(huì )議5S管理召開(kāi)的注意事項

①議題明確，把握氣氛。

主持人一開(kāi)始就應該向參與會(huì )者聲明會(huì )議的議題，介紹背景及概況，與會(huì )議無(wú)關(guān)的話(huà)題應當避免。

掌握氣氛，主持人要用大家關(guān)注或感興趣的話(huà)題引起共鳴，活躍會(huì )議的氣氛。

②主持人學(xué)會(huì )及時(shí)總結，三到五人發(fā)言后要做一次總結，以提高討論的深度和廣度，且要正中主題的要義，參與會(huì )議的人，一定要耐心地聆聽(tīng)，不管誰(shuí)的發(fā)言都要耐心地聆聽(tīng)，中途打斷或面帶不理解的表情，都是對他人的一種不尊重。

③會(huì )議要做好記錄。

對于發(fā)言人提出的情報也好，意見(jiàn)也好，想法也好，應該做一個(gè)簡(jiǎn)要的記錄，并且要有所肯定和回應。

④發(fā)言要簡(jiǎn)短明確。

一次發(fā)言最好控制在三分鐘之內，不可以同時(shí)講幾個(gè)主題，更不可以滔滔不絕，或偏離主題，發(fā)言后要進(jìn)行討論，討論一定要針對主題，而不要與主題無(wú)關(guān)，這樣才能夠讓大家有興趣。

⑤會(huì )議結束時(shí)主持人應進(jìn)行會(huì )議總結，重申會(huì )議討論的結果，并把決定的事項落實(shí)到人，并明確完成的期限。

⑥將做好的會(huì )議記錄向相關(guān)人員發(fā)放，必要時(shí)轉換成公告形式，向全體職工公布，主持人對于會(huì )議內容必須定期地跟進(jìn)檢查，對于那些沒(méi)有討論或研究的項目也要采取對策，這就是會(huì )議的5S管理。

會(huì )議的目的是在節約成本、節約時(shí)間，這就是在改善問(wèn)題，就是在提升公司的品質(zhì)。