新益為6S咨詢(xún)公司概述：國際知名企業(yè)和學(xué)者的實(shí)踐與理論為企業(yè)降低采購成本提供了多種可行方法。但在實(shí)踐中，很多企業(yè)仍然為無(wú)法降低采購成本感到困擾，這其實(shí)是因為未能將聞?wù)撆c實(shí)際相結合。針對常見(jiàn)的采購難題，企業(yè)應結合具體案例進(jìn)行分析，以對癥下藥。

供應鏈的采購成本管控

1、采購時(shí)間層層壓縮，如何確定

任何采購方法的實(shí)施都需要一定的時(shí)間。然而，在很多采購實(shí)踐中，由于供料時(shí)間緊張、審批流程漫長(cháng)等因素，采購時(shí)間被層層壓縮，導致采購人員缺乏足夠的時(shí)間進(jìn)行詢(xún)價(jià)、比價(jià)，也就難以對采購成本進(jìn)行有效控制。

深受此類(lèi)問(wèn)題困擾的企業(yè)應當深入實(shí)施JIT采購機制，并與供應商建立長(cháng)期的供應伙伴關(guān)系，從而簡(jiǎn)化采購流程、節省采購時(shí)間。關(guān)于JIT采購機制與供應伙伴關(guān)系的建立，我們可以借鑒豐田公司的實(shí)踐經(jīng)驗。JIT采購法由豐田生產(chǎn)模式的創(chuàng )始人一大野耐一創(chuàng )造。一次，在參觀(guān)美國超級市場(chǎng)的運營(yíng)模式時(shí)，大野耐一發(fā)現，超市模式下的單源供應的特征十分明顯供

應商需要按照超市需求準時(shí)供貨。

基于超市采購的特點(diǎn)，大野耐一將其與豐田生產(chǎn)模式相結合，創(chuàng )造出了JIT生產(chǎn)和采購模式，并總結出了完整的JIT采購流程。

①創(chuàng )建班組。全面處理JIT采購相關(guān)事宜。

②制訂計劃。確保JIT采購按計劃實(shí)施。

③與供應商建立伙伴關(guān)系。在緊密合作中主動(dòng)交流、互相信賴(lài)，確保共贏(yíng)。

④試點(diǎn)。先在某種產(chǎn)品或某條生產(chǎn)線(xiàn)上開(kāi)展試點(diǎn)工作，并不斷改善、推廣該流程。

⑤做好供應商培訓工作。真正做到目標致、相互認可，并視情況辦理免檢證書(shū)，以進(jìn)步提高采購效率。

⑥確定交貨方式。理想情況是，當生產(chǎn)線(xiàn)需要某種物料時(shí)，該物料剛好送達生產(chǎn)線(xiàn)。

⑦持續改善。在持續完善和改進(jìn)中，不斷總結經(jīng)驗教訓、修正供應條件，擴大JIT采購成果。

在這樣完整的JIT采購流程中，豐田公司得以與供應商形成互利共贏(yíng)的關(guān)系。與此同時(shí)，豐田公司還專(zhuān)注于進(jìn)行供應商關(guān)系維護，通過(guò)建立長(cháng)期的供應伙伴關(guān)系獲得更加有利的供應條件，從而真正建立起采購成本優(yōu)勢。所以，建立友好合作關(guān)系，就能夠優(yōu)化供應接口關(guān)系，這種優(yōu)勢體現在4個(gè)方面。

2、采購方法因人而異，如何控制

采購方法多種多樣，沒(méi)有最有效的方法，只有與企業(yè)最要合的方法，只有通過(guò)對自身情況和目標的深入分析，企業(yè)才能找到合適的采購方法，并在深入實(shí)踐中實(shí)那降低采購成本的目標。

事實(shí)上，如果采購方法不適合，企業(yè)不僅無(wú)法控制采購成本，反而會(huì )導敦采購成本上升，甚至損害企業(yè)利益。比如供應商先期參與的方法，如果企業(yè)未曾與供應商建立穩固的合作、信任關(guān)系，參與產(chǎn)品先期設計的供應商則可能泄露產(chǎn)品機密。

與此同時(shí)，每個(gè)人對采購方法的理解不同，其選擇的采購方法也會(huì )有所差別。但任何采購方法的效用的產(chǎn)生都離不開(kāi)一套完整的項目計劃。因此，采購方法因人而異的問(wèn)題（負責人變更或領(lǐng)導干預等），經(jīng)常使采購計劃半途而廢，導致前期投入的成本被浪費。

企業(yè)在采購實(shí)踐中必須遵循標準化的原則，建立完善的監督機制。任何項目計劃一經(jīng)制訂，各部門(mén)都必須嚴格按照程序執行，以規避企業(yè)內部限制因素。此時(shí)，項目計劃書(shū)和客戶(hù)需求識別則能發(fā)揮突出作用。

只有基于確定的客戶(hù)需求和項目計劃，企業(yè)才能夠確定合適的采購方法。而一且采購方法被列入項目計劃，非特殊情況，采購方法都應得到落實(shí)?？蛻?hù)需求識別任務(wù)通常較為煩瑣且需要多部門(mén)協(xié)作。

3、采購手段紛繁復雜，如何掌握

在具體采購過(guò)程中同樣存在紛繁復雜的采購手段，如詢(xún)價(jià)采購、招標采購、反向拍賣(mài)采購等。各種采購手段都需要耗費-一定時(shí)間，而在這段時(shí)間內，采購市場(chǎng)的瞬息萬(wàn)變也會(huì )導致物料價(jià)格的變動(dòng)。如果無(wú)法抓住最合理的價(jià)格，采購成本也就難以得到有效控制。

面對紛繁復雜的采購手段和瞬息萬(wàn)變的采購市場(chǎng)，企業(yè)首先應當制訂完善的采購管理制度，明確各類(lèi)采購手段的觸發(fā)條件和適用范圍，以標準化的采購程序確定適用的采購手段。般而言，企業(yè)可根據采購金額和采購時(shí)間等主要因素進(jìn)行劃分，比如，采購金額達到50萬(wàn)元，則需進(jìn)行招標采購;采購時(shí)間緊張，則可直接向合作供應商發(fā)出詢(xún)價(jià)單或采用電子采購等方法。

在抓住最合理的采購價(jià)格的要求下，電子采購無(wú)疑更具優(yōu)勢。借助這春系統，采購流程能夠得到極大優(yōu)化。與此同時(shí)，借助電子目錄系統，企業(yè)能夠快速與更多的供應離對接。根據平臺公示的供應商歷史數據，企業(yè)則能快速篩選出合適的供應商，并以電子招標、電子詢(xún)價(jià)等手段快速、準確地掌握市場(chǎng)信息，并拿到最合理的采購價(jià)格，從而提高采購效率，完成采購。

4、驗收的及時(shí)準確，如何保證

采購成本不僅存在于采購交易環(huán)節，還存在于采購驗收環(huán)節。事實(shí)上，很多采購成本的浪費都可以歸咎于驗收環(huán)節。如果物料質(zhì)量不符合采購需求，既會(huì )影響企業(yè)生產(chǎn)節奏，也可能導致次品率上升。

然而，由于著(zhù)急用料或缺乏專(zhuān)業(yè)人員，很多企業(yè)不能按正常程序對物料進(jìn)行有效驗收，一旦不符合采購需求的物料入庫，就可能引發(fā)各種后續問(wèn)題及成本損耗。針對這一問(wèn)題，企業(yè)該如何有效解決？

1、制訂完善的驗收流程

在完善的驗收流程的指引下，即使相關(guān)人員缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)性，也能夠在每一個(gè)程序中，確保驗收工作的準確性和合規性。圖33-4所示為具體的流程示意圖。

（1）提前準備。物料到庫前天通知業(yè)務(wù)主管及倉庫保管安排驗收，并準備好驗收單、入庫單等材料及應付款。

（2）訂單比對。物料到庫后，將供應商發(fā)貨清單與企業(yè)采購訂單進(jìn)行比對，確保物料品種、數量-致。

（3）嚴格驗收。確定品種、數量一致后即可進(jìn)行驗收，在驗收過(guò)程中，如發(fā)現物料破損、錯發(fā)等情況，則要及時(shí)與主管及供應商聯(lián)系，清查原因并給出解決方案：退貨、拒收或要求供應商賠償。

（4）簽字入庫。驗收完成后，按照到庫物料如實(shí)填寫(xiě)驗收單和入庫單，并由在場(chǎng)兩人以上簽字確認后方可入庫。驗收單可定為一式三份，-份交財務(wù)人員，份交倉管人員，一份由采購人員備存。

（5）完成手續。在驗收入庫完畢后，在兩個(gè)工作內將相關(guān)單據交給財務(wù)人員，并辦清相關(guān)入庫手續。

2、派遣采購人員駐廠(chǎng)

在與供應商的長(cháng)期合作或重大采購項目中，為提高驗收質(zhì)量和效率，企業(yè)可派遣采購人員駐廠(chǎng)，對供應商的供貨情況進(jìn)行嚴格監測。

（1）物料加工過(guò)程中，派駐人員負責全程監督，檢查供應商的物料生產(chǎn)過(guò)程中是否存在不符合合同要求的情況，并及時(shí)匯報或重新送樣評估。

（2）物料出廠(chǎng)過(guò)程中，派駐人員嚴格監測供應商出廠(chǎng)檢驗情況，按照既定標準對物料進(jìn)行抽檢：對不合格批次應拒收;合格批次方可出廠(chǎng)，并附上驗收報告，企業(yè)接收貨物后則可直接辦理入庫。

（3）供應商評估中，為了實(shí)現企業(yè)和供應商競爭力的共同提升，派駐的質(zhì)量工程師或檢驗員還需對供應商進(jìn)行全面、深入的了解：對供應商的優(yōu)勢予以肯定，并反饋給企業(yè)以向供應商學(xué)習;對供應商的不足則要對其提出改進(jìn)要求和建議，以協(xié)助供應商提升。