新益為TPM咨詢(xún)公司概述：設備檔案是指在TPM設備管理的全過(guò)程中形成，并經(jīng)整理應歸檔保存的圖紙、圖表、文字說(shuō)明、計算資料、照片、錄像、錄音帶等科技文件與資料。做好TPM設備檔案管理工作是后續設備維護的基礎，而做好設備檔案收集工作又是TPM設備管理的重中之重。

TPM設備檔案管理

一、TPM設備檔案收集階段存在的問(wèn)題

1、簽訂技術(shù)合同時(shí)未將設備驗收文件交付具體化

就一般而言，企業(yè)引進(jìn)設備簽訂合同都是由公司商務(wù)部門(mén)及技術(shù)部門(mén)聯(lián)合參與，其合同一般為統一模板，僅僅籠統的提及需要提交竣工資料，但并未對及需要交付的文件具體化。這使得后期檔案部門(mén)在接收設備驗收文件時(shí)沒(méi)有依據，對設備廠(chǎng)家沒(méi)有約束力，只能是設備廠(chǎng)家提供什么就被動(dòng)的接收什么，容易造成設備檔案收集不全，給后期TPM管理工作帶來(lái)不便。

2、設備開(kāi)箱過(guò)程開(kāi)箱文件遺失

設備開(kāi)箱過(guò)程沒(méi)有檔案人員參與，參與開(kāi)箱的技術(shù)人員檔案意識不強，開(kāi)箱驗收過(guò)程中只交接設備而忽略了對其過(guò)程中產(chǎn)生的文件資料的收集工作，比如一些設備閥門(mén)、壓力儀表、控制部件的合格證、檢測報告，開(kāi)箱箱單等等，這些文件的缺失造成了檔案資料無(wú)法系統整理，影響后期查考利用。

3、設備歸檔資料不能溯源

TPM設備檔案人員后期整理設備檔案過(guò)程中，常常會(huì )發(fā)現有些文件首尾不一致的現象。例如在整理會(huì )議紀要時(shí)，可能會(huì )發(fā)現其中提及某個(gè)時(shí)間段某個(gè)設備進(jìn)行過(guò)調研，或者專(zhuān)家會(huì )審，而卻沒(méi)有這些相關(guān)的調研資料及專(zhuān)家會(huì )審資料。這是由于某些會(huì )議未及時(shí)撰寫(xiě)會(huì )議紀要，專(zhuān)家評審時(shí)未及時(shí)形成文件資料記錄等。檔案的原始記錄性導致了這些現場(chǎng)最一手的資料缺失了就是缺失了，沒(méi)有辦法去彌補，這也導致了后期如果出現設備問(wèn)題無(wú)法追本溯源。

4、設備竣工驗收文件

設備在前期項目階段形成的技術(shù)規格書(shū)、技術(shù)協(xié)議等文件的設備型號、設備名稱(chēng)、技術(shù)參數等嚴格按照合同簽訂時(shí)執行，然而實(shí)際到貨的設備儀器，一些廠(chǎng)家是按照其公司簡(jiǎn)稱(chēng)、設備出廠(chǎng)編號、中英文縮寫(xiě)，或按照產(chǎn)品特點(diǎn)、相關(guān)行業(yè)標準等來(lái)編制設備名稱(chēng)，這就導致設備實(shí)物上的銘牌、出廠(chǎng)合格證與簽訂合同時(shí)的型號、名稱(chēng)不一致。

二、TPM設備檔案管理的對策

1、項目前期簽訂合同時(shí)要規范

引進(jìn)項目在簽訂合同階段，設備采購部門(mén)應該會(huì )同TPM設備檔案管理人員在設備技術(shù)協(xié)議或招標文件中明確項目竣工時(shí)需要移交的設備資料清單。合同是具有法律效益、雙方認可的文件，具有強制性特征，設備供應商必須依照合同中所明確的設備資料清單向檔案部門(mén)移交，這就給了TPM設備檔案管理人員法律依據，如果在清點(diǎn)資料過(guò)程中發(fā)現缺件、錯件現象，可根據合同中約定要求設備供應商補齊或者更換，如果供應商拒不配合執行，可按供應商違約要求賠償。

2、項目管理過(guò)程要做到“三納入、四同步”

“三納入”就是將檔案工作納入到單位工作計劃，納入到領(lǐng)導工作議事日程，納入到單位職工的經(jīng)濟責任制和崗位責任制中。

“四參加”是指檔案部門(mén)或檔案人員參加產(chǎn)品鑒定會(huì )、科研課題審定會(huì )、設備開(kāi)箱驗收會(huì )、基建項目驗收會(huì )。

“四同步”是指下達計劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步，檢查計劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的形成情況同步，驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科技檔案材料同步，上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員晉級考核與檔案部門(mén)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料同步。

從前期立項階段，TPM設備檔案管理人員應參與項目相關(guān)各種重要會(huì )議，以確?？梢园盐枕椖窟M(jìn)度。設備開(kāi)箱過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)兼職檔案員要對照技術(shù)合同和裝箱單逐項核對，確保收集完整齊全。

3、邊形成邊收集

傳統的項目管理過(guò)程都是根據項目的實(shí)施進(jìn)度，在某個(gè)項目節點(diǎn)完成后，由項目實(shí)施人員向檔案室歸檔，TPM設備檔案管理人員在接收后進(jìn)行整理歸檔，在整理過(guò)程中如果發(fā)現有缺件少件，再聯(lián)系項目實(shí)施人員補充。但由于文件具有時(shí)效性，設備的開(kāi)箱驗收文件、設備的設計聯(lián)絡(luò )會(huì )議紀要、一些現場(chǎng)測試記錄等等現場(chǎng)最一手的文件，只能在形成之后立即收集，即使丟失損毀了也沒(méi)法后補，后補的就與檔案的真實(shí)性相悖，這就導致了設備檔案收集缺失而無(wú)法形成閉環(huán)。

所以項目管理資料最好是邊形成邊收集，在設備的設計聯(lián)絡(luò )會(huì )議后保存好紙版的會(huì )議紀要，修改前后的文件也要一并收集歸檔，以保證文件收集的完整準確，設備的測試記錄等在形成之后立即收集保存。此外，項目實(shí)施人員可以在移交歸檔文件之前，先通過(guò)電子報送提交給檔案工作人員審查，由檔案員先行審查電子文件，根據檔案員審查意見(jiàn)修改補充完整后再將紙板文件一并移交。

4、TPM設備檔案管理工作要與項目實(shí)施進(jìn)度同步

在項目實(shí)施前期階段，就要確定好檔案管理部門(mén)和項目實(shí)施部門(mén)的分工、文件資料歸檔范圍以及文件資料歸檔的時(shí)間節點(diǎn)，檔案員與各部門(mén)對接的兼職檔案員要及時(shí)溝通交流，充分了解項目進(jìn)展情況，把握好項目進(jìn)度，根據項目實(shí)際進(jìn)展情況及時(shí)劃定移交歸檔節點(diǎn)，做好檔案竣工驗收工作。

要做好TPM設備檔案管理工作，最重要的是要提高檔案工作人員與各部門(mén)兼職檔案員的業(yè)務(wù)管理水平。檔案行政管理部門(mén)可以定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓和業(yè)務(wù)交流，提高檔案工作人員專(zhuān)業(yè)水平；此外，還可以舉辦檔案展覽等，做好檔案宣傳工作，以增強企業(yè)職工的檔案意識。