辦公室5S管理需要怎么去做？新益為5S咨詢(xún)公司概述：5S管理是一項系統的管理工具，通過(guò)在辦公室執行5S管理活動(dòng)，可以使辦公室內部管理規范化、科學(xué)化；改善工作人員的精神面貌，塑造員工的團隊精神，改善和提高企業(yè)形象；減少浪費、降低成本、提高效益，對企業(yè)的發(fā)展有著(zhù)重要的意義。

5S咨詢(xún)

在企業(yè)中，辦公室是溝通的橋梁，協(xié)調左右的紐帶，信息傳遞的中心。它在整個(gè)工作中起著(zhù)舉足輕重的作用，有效的辦公室管理可以促進(jìn)企業(yè)各項工作的順利進(jìn)行。

實(shí)施5S管理是很多企業(yè)進(jìn)行辦公管理的重要手段，也是很多企業(yè)保持一流辦公工作環(huán)境的法寶。5S管理指的是整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養（Shitsuke），因為這5個(gè)字前面讀的是“S”，所以叫“5S”。

5S管理起源于日本。日式企業(yè)把5S管理運動(dòng)作為管理工作的基礎，實(shí)施各種質(zhì)量管理技術(shù)。二戰后，產(chǎn)品質(zhì)量迅速提高，經(jīng)濟強國地位確立。在豐田的倡導和實(shí)施下，5S管理在塑造公司形象、降低成本、準時(shí)交貨、安全生產(chǎn)、高標準化、營(yíng)造愉悅工作場(chǎng)所、現場(chǎng)改善等方面發(fā)揮了巨大作用，得到管理界的認可。日本企業(yè)的發(fā)展，主要是因為大部分企業(yè)都能把5S管理作為企業(yè)文化，貫徹到底。

辦公室工作人員也必須學(xué)會(huì )在日常管理工作中運用這種管理技術(shù)，為管理工作提供更加科學(xué)的指導。以下就結合5S管理的具體內容而進(jìn)行的說(shuō)明。

一、5S管理－整理

所謂整理，就是按照“要”和“不要”的標準，把辦公場(chǎng)地上的所有物品、設備等都進(jìn)行區分，保留需要的物品，堅決去除不需要的物品。在整理時(shí)，只要是不必要的物品，就應該徹底從現場(chǎng)移走，不應該感到可惜。

在區分了“要”和“不要”的物品之后，就需要處理“不要”的物品了。一般來(lái)說(shuō)，對于使用頻率低、不經(jīng)常使用的物品，可以入庫；對仍有使用價(jià)值但在正常辦公活動(dòng)中不需要的物品，進(jìn)行銷(xiāo)售處理；對于沒(méi)有使用價(jià)值的物品，可以丟棄處置。

二、5S管理－整頓

整頓是指對現場(chǎng)所有物品進(jìn)行量化、定位擺放，并清晰標識，使人與物處于最佳結合的管理活動(dòng)。

在辦公室里，人員和物品信息有三種狀態(tài)。最好的狀態(tài)是物品放對了地方，需要的時(shí)候可以直接找到。一般狀態(tài)是物品亂七八糟，工作人員無(wú)法直接找到需要的東西；最糟糕的狀態(tài)是工作中產(chǎn)生的垃圾、舊書(shū)、報紙等堆積在辦公室里，不僅影響工作效率，還影響清潔度。

進(jìn)行整頓管理，就是要認真分析辦公室的現場(chǎng)環(huán)境，保持最佳狀態(tài)，確保工作現場(chǎng)的人與物處于良好的融合狀態(tài)。整頓后，辦公室的文件和記錄應按不同的內容分開(kāi)存放，并詳細說(shuō)明。文件應按標簽存放在文件柜內，辦公區的椅子應擺放整齊，不用時(shí)放回桌孔內。文件柜內的物品分類(lèi)放置，文件夾標有目錄，便于查找，所有文具擺放整齊。

整頓完成后，所有要使用的物品擺放整齊，維護整齊，一目了然，可以提高辦公室的工作效率。

三、5S管理－清掃

清掃就是對辦公室進(jìn)行打掃，清除物品和設備上的污垢，保持辦公場(chǎng)所干凈、整潔和良好的工作環(huán)境。

辦公室的清掃應確保地板上沒(méi)有灰塵、碎屑、紙屑和其他雜物。桌面文具和文件要擺放整齊有序、角落、電腦等是重點(diǎn)清潔區域，應保持清潔。

需要注意的是，清掃活動(dòng)不是一次性的，而是需要每天進(jìn)行。為監督日常清掃活動(dòng)的正常開(kāi)展，辦公室主任應制定5S管理清掃確認表。日常保潔工作完成后，負責人會(huì )在表格上簽字確認，確保所有區域清掃到位。

4、5S管理－清潔

清潔活動(dòng)是在以往3S活動(dòng)的基礎上，將整理、整頓、清掃3S進(jìn)行到底，進(jìn)一步規范化、制度化、連續化。清潔過(guò)程主要包括以下幾點(diǎn)：一是確認并落實(shí)前三項活動(dòng)；其次，采用目視化管理，制定檢驗方法；三是通過(guò)獎懲相輔相成的方式，加強執行力；最終由領(lǐng)導帶頭維護，持續改善效果。

5S管理活動(dòng)一旦開(kāi)始，中間不能有歧義。如果不能執行到最后，就會(huì )形成混亂無(wú)序的狀態(tài)。比如辦公桌經(jīng)過(guò)前面的整理、整頓、清掃、干凈、整潔，過(guò)幾天之后，又變回原樣，在那種情況下，就好像以前從未做過(guò)一樣。因此，前三個(gè)項工作的成果需要通過(guò)不斷的清潔來(lái)保持。

5、5S管理－素養

素養是辦公建設的核心內容。它補充了5S管理活動(dòng)的其他四項。通過(guò)提高辦公人員的素養，可以推廣5S管理活動(dòng)的其他內容，固化5S管理的成果。同時(shí)，通過(guò)5S管理活動(dòng)，可以反過(guò)來(lái)提高辦公人員的素質(zhì)。

辦公室工作人員在工作時(shí)應保持良好的工作狀態(tài)。不要隨意說(shuō)話(huà)，不要閑逛，不要閑坐，不要看雜志，不要打瞌睡，不要吃零食。著(zhù)裝得體，愛(ài)護公共財物，用完歸還，離開(kāi)辦公室前關(guān)閉所有電源。以誠待人，樂(lè )于助人，追求和創(chuàng )造良好的辦公環(huán)境，廉潔自律，做事有章可循。

團結和尊重每一位同事，在工作中保持頻繁的溝通，以適當的方式解決分歧。在任何情況下，你們都不應該說(shuō)對方的壞話(huà)或采取任何其他極端行為。如果客人來(lái)訪(fǎng)，為禮貌起見(jiàn)，最好在會(huì )議室或公共客廳與他們會(huì )面。

在海爾集團5S管理班前會(huì )的會(huì )議上，管理人員對員工說(shuō)：“按照5S管理的要求，我們每天都要清理現場(chǎng)，誰(shuí)做得很好，今天我們請她出來(lái)，希望大家能按照她的要求嚴格處理好自己的工作。”

一名女工從隊列中走出來(lái)，站在“5S大腳印”上，說(shuō)：“今天站在這里，我很激動(dòng)，我注意，我在保持安全、衛生、質(zhì)量方面盡了最大的努力。對我的表?yè)P是工廠(chǎng)對我的工作認可。我非常高興。在今后的日子里我會(huì )繼續努力，為海爾貢獻我的力量。”

這就是海爾的“5S大腳印”方式。海爾集團每天都會(huì )召開(kāi)這種班前會(huì )議，將工作表現優(yōu)秀的員工清理到5S足跡，向同事介紹自己的經(jīng)驗。這種做法大大提高了員工的工作積極性和工作素養。

明確辦公室5S管理內容后，辦公室主任和工作人員應制定辦公室5S管理的相應內容、目的和實(shí)施辦法，并對辦公室工作人員進(jìn)行培訓和宣傳，提高工作人員對辦公室5S管理的認識及重視，激發(fā)員工的參與和主動(dòng)性。辦公室主任可以定期檢查辦公室5S管理的發(fā)展和改進(jìn)情況，對有缺陷的項目提出修正并及時(shí)監督和跟進(jìn)。辦公空間主任還可以根據辦公室5S管理評價(jià)和獎懲辦法，定期開(kāi)展5S管理評價(jià)活動(dòng)，最終評價(jià)結果可在企業(yè)內部展示。

辦公室5S管理需要怎么去做？以上就是新益為5S咨詢(xún)公司的相關(guān)介紹，做好企業(yè)的5S管理工作就是為精益生產(chǎn)管理活動(dòng)打下基礎，讓精益生產(chǎn)管理在企業(yè)中發(fā)展有一個(gè)良好的前提。